Uw werknemer Ziek? Hoe gaat u om met Gegevens Zieke werknemer?
Het zal u zeker overkomen als u werkgever bent: uw werknemer wordt voor langere tijd ziek. Als uw werknemer ziek is, worden er veel (medische) gegevens uitgewisseld tussen u als werkgever, uw werknemer en uw bedrijfsarts. Om nog maar te zwijgen over gegevens die worden uitgewisseld met het sociaal medisch team en met het re-integratie bedrijf. Voor al die gegevens gelden bepaalde regels die we voro u in de vorm van een vuistregel weergeven.
Vuistregel 1 Bij de ziekmelding mag u altijd vragen naar wat de werknemer mankeert
Bedenk echter wel dat uw werknemer niet verplicht is om u te vertellen wat hij medisch gezien mankeert. Als uw werknemer u zelf vertelt wat hij mankeert, mag dat natuurlijk. Ga dan wel zorgvuldig om met deze informatie en leg dit niet zomaar vast in de dossiers. Daar moet uw werknemer toestemming voor geven.
Vuistregel 2 Aard en oorzaak van de ziekte mogen ook niet in het verzuimregistratiesysteem De aard en de oorzaak van de ziekte mag zeker niet als het te herleiden is tot een persoon. Anoniem gegevens verzamelen voor de statistieken mag oveirgens wel.
Vuistregel 3 Het Personeelsdossier mag een medische informatie bevatten Tenzij dat echt noodzakelijk is. Als iemand bijvoorbeeld lijdt aan een vorm van epilepsie, kan die informatie noodzakelijk zijn bij eventuele hulpverlening op de werkvloer.
Vuistregel 4 Vraag als werkgever geen medische informatie aan uw bedrijfsarts Uw bedrijfsarts heeft een beroepsgeheim en mag geen medische informatie aan u als werkgever doorgeven. Uw bedrijfsarts is overigens de enige die medische gegevens mag opslaan en blijft bij hem of haar in beheer beheer tot vijftien jaar na het einde van het dienstverband.
Vuistregel 5 U mag medische doorspelen naar het re-integratiebureau Uw re-integratiebureau heeft de medische informatie immers nodig. Naast de bedrijfsarts is dit de enige partij die over medische informatie mag beschikken.
Vuistregel 6 Administratieve gegevens bewaart u in beginsel tot twee jaar na uitdiensttreding De administratieve gegevens over de ziekmelding zoals datum ziekmelding, duur ziekte en hersteldatum, bewaart u zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. Ga hiervoor uit van een termijn van twee jaar na uitdiensttreding. Dat is dezelfde termijn als voor personeelsadministraties.
Vuistregel 7 Re-integratiedossiers bewaart u in principe niet Het re-integratiedossier bewaart u in beginsel alleen als er kans is op herhaling van de ziekte. In principe moeten dossiers over ziektes, die in de toekomst geen enkele betekenis meer zullen hebben (zoals een eenmalige ingreep in het ziekenhuis), vernietigd worden. Afspraken uit een te verwijderen re-integratiedossier die voor de toekomst van belang kunnen zijn, neemt u over in het personeelsdossier.
Tot slot Hoe zit het met het gebruik van medische informatie bij een ontslagaanvraag? Bij een aanvraag van een ontslagvergunning bij het UWV kan het nodig zijn om bepaalde gegevens over de ziekte te overleggen. Ook hierbij moet u de privacy van uw werknemer goed in het oog houden.
Digitale Ondersteuning nodig bij het terugdringen van Ziekteverzuim in uw bedrijf? Meld u dan aan als gebruiker van HRM-Tools voor leidinggevenden. U krijgt dan de beschikking over onder meer een Toolkit Bestrijding Ziekteverzuimvoor Werkgevers. Met daarin onder meer een Voorbeeld verzuimprotocol, een Stappenplan Probleemoplossend Verzuimbeleid, Een Stappenplan Interpreteren en gebruiken van Verzuimcijfers, een Model Opbouwen van een Ziekteverzuimbeleid, een Stappenplan Actief Sturen op Re-integratie en een Stappenplan Voorkomen van een Loonsanctie. Klik hier voor meer informatie en aanmelden
Leidinggevenden hebben meestal ook te maken met begrotingen, jaarcijfers, enzovoort. U ontvangt daarom als nieuwe gebruiker de software “Prognoses en Jaarcijfers” helemaal gratis! (winkelwaarde € 79,-).
