Personeelsblad of Intranet? Onderzoeksresultaten geven het antwoord
Hoe zorg je voor de ideale mix tussen je interne on- en offline communicatiemiddelen? Dat was de centrale vraag van het onderzoek dat Sabel Communicatie in 2009 uitvoerde. Conclusie van het onderzoek was dat de ideale, ‘universele middelenmix’ niet bestaat.
Uit het onderzoek bleek dat Intranet het meeste genoemde communicatiemiddel is voor interne communicatie, op de voet gevolgd door informatiebijeenkomsten, het personeelsblad en een e-mailnieuwsbrief. Blogs en video’s zijn nog sterk in de minderheid. Voor het personeelsblad is Communicatie vrijwel altijd (eind)verantwoordelijk.
En dat geldt ook voor intranet, maar soms ligt de verantwoordelijkheid daarvoor bij een IT- of HR-afdeling. Het intranet wordt overwegend decentraal beheerd, ondanks het feit dat Communicatie vaak (eind)verantwoordelijk is. Het personeelsblad wordt over het algemeen centraal gemaakt door de communicatieafdeling. De productie van het personeelsblad wordt slechts bij 5% van de respondenten uitbesteed aan een extern bureau.
Een personeelsblad wordt vooral ingezet om medewerkers te voorzien van achtergrondinformatie. En om hen te binden aan de organisatie. Intranet – al dan niet aangevuld met (e-mail) nieuwsbrieven – wordt vooral gebruikt voor de actuele nieuwsvoorziening. Intranet dient bovendien vaak als kennisbank, als procesondersteunend bedrijfsmiddel, als servicekanaal en als middel om medewerkers met elkaar in contact te laten treden.
Uit het onderzoek blijkt verder dat communicatieafdelingen vaak wel (eind)verantwoordelijk zijn voor het intranet als geheel, maar dat zij zich eerst en vooral verantwoordelijk voelt voor de nieuwsvoorziening via intranet. De overige zaken, zoals de procesondersteuning, de (taak)informatie die elke afdeling publiceert, de manier waarop processen zijn ingericht (taken als verlof aanvragen et cetera), vallen vaak onder de verantwoordelijkheid van ándere afdelingen (IT, HR, informatie-eigenaren). De inbreng van Communicatie op de realisatie van dit soort onderdelen van het intranet stopt in veel gevallen bij het doorverwijzen naar IT, of bij het faciliteren van decentrale beheerders door bijvoorbeeld een CMS-cursus of webschrijftraining te verzorgen.
Meer informatie over het onderzoek Tools voor de Communicatiepraktijk Bent u verantwoordelijk voor het personeelsblad en/of het intranet binnen uw bedrijf of organisatie en heeft u behoefte aan digitale ondersteuning in de vorm van praktische Tools, Checklists en Stappenplannen? Meld u dan aan als gebruiker van de portal Tools voor de Communicatie Praktijk. Deze portal wordt wekelijks aangevuld met nieuwe tools en adviezen.
