Tot de vele verkoopactiviteiten behoort ook het onderhouden van een goede relatie met uw klanten. Met uw beste klanten gaat u wellicht af en toe eens uit eten. Op deze manier leert u uw klant beter kennen en omgekeerd geldt dit natuurlijk ook. Hoe pakt u een zakenetentje in de praktijk goed aan?
Het stappenplan Zakenlunch/zakendiner helpt u op weg.
Stap 1 Kies uw klanten uit
U kiest er waarschijnlijk niet voor om met al uw klanten te gaan eten. In veel gevallen is dat niet mogelijk, terwijl niet iedere klant uw investering in tijd en geld waard is. Bepaal daarom voor uzelf welke klanten u wilt uitnodigen voor een zakenlunch of een zakendiner. U kunt hiervoor een bepaalde minimumomzet dat een klant bij u besteedt als norm kiezen. In dat geval gaat het om het onderhouden van een bestaande relatie.
U kunt bijvoorbeeld voor uzelf bepalen welk bedrag jaarlijks aan een klant mag worden besteed. Een andere mogelijkheid is te kiezen op basis van omzetpotentie. Veelbelovende klanten komen hiervoor in aanmerking. U zult het zelf moeten inschatten.
Stap 2 Nodig uw klant ruim van tevoren uit
Bij een zakendiner is het wellicht een goed idee om verschillende mensen uit te nodigen. Zeker als u een goede zakenrelatie wilt onderhouden of een conditie wilt scheppen om later tot zaken te kunnen komen.
Heeft uw zakenrelatie een partner, dan kunt u wellicht uw eigen partner ook meevragen. Is dit niet het geval, dan kunt u kiezen voor het uitnodigen van bepaalde collega’s uit uw bedrijf. Wilt u echter vertrouwelijke zaken bespreken, dan nodigt u uiteraard alleen uw zakenpartner uit.
Nodig uw relatie uit op een gastvrije manier. Niet: ‘Zullen we maar even een vorkje gaan prikken?’ Dit komt al snel over als een verplicht nummer. Nodig uw gasten voor een zakendiner ruim van tevoren schriftelijk uit. Een uitnodiging voor een zakenlunch kunt u ook mondeling doen. Op deze wijze kan uw klant zich tenminste voorbereiden.
Vergeet niet te informeren naar de wensen van uw gast. Denk aan zaken als:
• vegetarisch eten; • het volgen van een dieet; • bepaalde voorkeuren voor bijvoorbeeld vis of bepaald soort vlees.
Stap 3 Kies en reserveer tijdig een passende gelegenheid
Pas als u de voorkeuren van uw relatie kent, kunt u een passende gelegenheid uitkiezen. Schat van tevoren in waar uw gasten zich het best zullen thuisvoelen.
Eet u met zijn tweeën, dan maakt de vorm van de tafel niet zoveel uit. Eet u met een grotere groep, vraag dan om een ronde tafel. In dat geval zit er niemand op de lastige hoek van de tafel, terwijl iedereen gemakkelijk met iedereen kan praten. Een groep boven de acht personen kunt u beter splitsen in twee groepen.
Stap 4 Kies het juiste menu
Bespreek uw wensen vooraf met de eigenaar of de maître. Het is wellicht een leuk idee om in te spelen op verschillende regionale recepten uit uw streek of op typische seizoensgerechten als asperges of mosselen.
Voor een zakenlunch zijn drie gangen het maximum, een zakendiner kan uit meer dan drie gangen bestaan.
Buitenlandse gasten Ontvangt u buitenlandse gasten, pas uw keuze dan aan aan de voorkeuren van uw gast. Een Franse gast zal de Franse keuken in Nederland wellicht niet bijzonder waarderen. Een bijzonder gerecht uit het Verre Oosten doet het misschien veel beter. Vraag aan een kenner uit uw omgeving wat u uw buitenlandse gasten het best kunt laten voorzetten.
Het kan zijn dat uw gast en zijn of haar levenspartner caloriearm willen eten. Stel in dat geval voor om bijvoorbeeld de sauzen apart te laten serveren of om calorierijke producten te laten vervangen door magere varianten. U kunt het dessert best overslaan als u merkt dat uw tafelgenoten verzadigd raken.
Drink bij een zakenlunch bij voorkeur geen of in beperkte mate alcohol. Vraag wat de mogelijkheden zijn van alcoholvrije dranken. Bestel eventueel wijn per glas. Neem hier zelf de leiding in.
Bij een zakendiner kunt u uiteraard veel meer aandacht besteden aan de wijn. Regel in dat geval het vervoer van uw gasten van en naar het restaurant of regel een overnachting ter plaatse. Drink altijd minder dan uw gasten!
Een zakenlunch kunt u het best zo licht mogelijk houden, zodat u ‘s middags nog optimaal kunt werken en niet in slaap valt.
Stap 5 Speel de goede gastheer of gastvrouw
Vraag aan het begin van de zakenlunch of het zakendiner aan de ober advies over mogelijke menu’s en drankjes. Uw gast kan hierop inspelen en hoeft dan niet helemaal zelf als eerste besteller de prijs en omvang van de maaltijd te bepalen. Want natuurlijk laat u uw gast als eerste bestellen.
Zorg ervoor dat uw gasten zich op hun gemak kunnen voelen en zichzelf kunnen blijven.
Is uw gast een wijnliefhebber, laat hem dan voorproeven. U hoeft het in dat geval tijdens het diner niet te doen terwijl uw gast zich gewaardeerd voelt. Let erop dat de glazen van uw gast gevuld blijven.
Timing Als u zaken wilt doen aan tafel, zorg dan voor een goede timing. Begin de lunch of het diner met niet-zakelijke onderwerpen waarvan u vermoedt dat uw relatie hierover graag spreekt. Bijvoorbeeld een hobby of een actueel onderwerp.
Tegen de tijd dat het hoofdgerecht wordt opgediend, begint u langzaam maar zeker over het zakendoen. Maak concrete afspraken aan het einde van de lunch of het diner.
Stap 6 Beëindig uw culinaire bijeenkomst op het juiste moment
Een uur is voor een lunch lang genoeg, een diner mag best uitlopen. Mits het natuurlijk gezellig is en blijft. Let op het gedrag van uw gast(en). Als ze tegen het dessert rusteloos op hun stoel zitten te schuiven, sluit dan af en sla de koffie over. Afrekenen doet u bij voorkeur met uw creditcard. Dit hoeft u niet ergens achteraf in het restaurant te doen. Het kan best in het bijzijn van uw klant. Laat u maar zien dat u graag als gastheer voor hem of haar betaalt!
Tools voor de Communicatie Praktijk Heeft u behoefte aan digitale ondersteuning in de vorm van Tools, Stappenplannen, Checklists en Voorbeeldmodellen? Kijk dan eens op de portal Tools voor de Communicatie Praktijk. U kunt daar gebruik maken van meer dan honderd Modellen, Checklists, Stappenplannen en Tools voor een optimale bedrijfscommunicatie. Klik hier voor meer informatie en aanmelden.
.gif)