Wellicht geeft ook u als werkgevers aan uw werknemers een vaste onkostenvergoeding. Maar let op! Een onkostenvergoeding moet zijn gespecificeerd naar kostensoort en omvang. Zo niet, dan wordt een onkostenvergoeding aangemerkt als loon.
Onkostenvergoeding werknemer Het onbelast vergoeden van kosten via een onkostenvergoeding maakt dikwijls een belangrijk onderdeel uit van de arbeidsvoorwaarden. Het verstrekken van een vaste kostenvergoeding is echter gehouden aan een aantal voorwaarden:
de onkostenvergoeding moet in redelijke verhouding staan tot het doel waarvoor de onkostenvergoeding is toegekend;
de kosten moeten daadwerkelijk zijn gemaakt wil er sprake zijn van een onkostenvergoeding;
de onkostenvergoeding moet naar kostensoorten én per kostensoort naar omvang worden gespecificeerd.
Vaststellen hoogte onkostenvergoeding Het vaststellen van de hoogte van de onkostenvergoeding kan worden bepaald op basis van gemiddeld door een groep werknemers te maken kosten. De groep werknemers moet echter wel -uit oogpunt van de te maken kosten- in dezelfde omstandigheden verkeren (bijvoorbeeld productiemedewerkers, vertegenwoordigers, directieleden etc.).
Specificeren onkostenvergoeding De vaste onkostenvergoedingen dient naar aard en veronderstelde omvang te worden gespecificeerd. Er moet dus duidelijk worden vastgelegd voor welke kosten de vaste onkostenvergoeding wordt gegeven en tot welke bedragen. Uiteraard kan er geen onkostenvergoeding worden verstrekt voor kosten die al op declaratiebasis worden vergoed. Teneinde te voorkomen dat twee keer dezelfde onkostenvergoeding wordt betaald, verdient het aanbeveling een zogenoemd declaratiereglement op te stellen. Hierin kan bijvoorbeeld worden vastgelegd welke bedragen in de vaste onkostenvergoeding zijn opgenomen en welke bedragen voor declaratie in aanmerking komen.
Steekproefsgewijs onderzoek onkostenvergoeding Verder dient een steekproefsgewijs onderzoek ten grondslag te liggen aan de onkostenvergoeding. Concreet moet een aantal werknemers gedurende enige tijd de werkelijk gemaakte kosten bijhouden; de onderzoeksperiode moet doorgaans drie maanden zijn. Om discussie over de ‘geldigheid’ van de onderbouwing te voorkomen, is het wellicht verstandig het onderzoek Onkostenvergoeding elke drie jaar te herhalen. De bewijslast of de vaste onkostenvergoeding overeenstemt met de werkelijk gemaakte kosten ligt bij u als werkgever.
Elementen onkostenvergoeding Welke kosten kunnen in de onkostenvergoeding worden opgenomen? Allereerst dient te worden nagegaan of de te vergoeden onkosten passen in de functie en het normale kostenpatroon van de werknemer.
Belangrijkste posten onkostenvergoeding De belangrijkste kostenposten behorende tot de onkostenvergoeding zijn de volgende:
kosten verbonden aan de auto van de zaak (onkosten van de wasserette, tol en parkeerkosten, kleine aanschaffingen; verkeersboetes vallen hier nadrukkelijk niet onder);
telefoon (alleen de zakelijke gesprekskosten kunnen worden opgenomen; voor een tweede / mobiele telefoon die tenminste 90% zakelijk wordt gebruikt kunnen alle kosten worden vergoed);
representatiekosten (uitgaven in de sfeer van geboortes, recepties etc.);
relatiegeschenken;
kantoorbenodigdheden (kleine artikelen zoals pen en papier, rekenmachine etc.);
lunches en diners in de zakelijke sfeer;
kleine onkosten onderweg (kopje koffie etc.);
contributies/lidmaatschappen (vakbond of beroepsorganisatie; Rotary en Lions vallen hier niet onder);
literatuur (vaktijdschriften, boeken, tweede krant).
Onkostenvergoeding en looncontrole Als bij een looncontrole blijkt dat de onvergoeding te hoog is geweest, zal het bovenmatige gedeelte tot het loon worden gerekend. De Belastingdienst zal bij u als werkgever een naheffingsaanslag opleggen.
Onkostenvergoeding en arbeidscontract Veelal wordt de vaste onkostenvergoeding bij het aangaan van een dienstverband door de werknemer bedongen. U kunt in dat geval als werkgever het best in het arbeidscontract opnemen dat de werkgever zich het recht voorbehoudt om eventueel na te heffen belasting te verhalen op de werknemer. De onkostenvergoeding moet in de arbeidsovereenkomst nooit netto worden genoemd.
Tot slot Om problemen met de onkostenvergoeding voor te zijn, is het aan te raden om periodiek de aan werknemers te verstrekken onkostenvergoedingen te specificeren naar soort en omvang. De portal HRM-tools voor leidinggevenden biedt hiervoor specifieke tools en documenten.
Leidinggevenden hebben meestal ook te maken met begrotingen, jaarcijfers, enzovoort. U ontvangt daarom als nieuwe gebruiker de software “Prognoses en Jaarcijfers” helemaal gratis! (winkelwaarde € 79,-).
.gif)
.gif)
